meeting design Archieven

Live communicatie naar een strategisch niveau, maart 2018

Met CommGres zijn we dagelijks bezig om evenementen en bijeenkomsten in de context van de totale communicatie strategie te plaatsen. Als lid van dé communicatie club van Nederland, Logeion, hebben wij daarom het initiatief genomen om een werkgroep Live Communicatie te starten.

Live communicatie is de meest krachtige vorm van communiceren. Waarom wordt er dan zo weinig tijd vrijgemaakt voor het uitdenken van een strategie ervoor? Regelmatig wordt het er ‘even’ bij gedaan. En is het een ‘operationele klus’ waarvan je niet kunt meten of het bijdraagt aan de organisatiestrategie. Lees hier meer.

Het DNA van jouw organisatie in al je evenementen? feb 2018

Verslag van training EventCanvas

Live communicatie is de meest krachtige vorm van communiceren, en vaak de meest intensieve, zowel in tijd, budget als bewerkelijkheid. Dus wanneer dit instrument wordt ingezet, geeft dat steeds veel ‘reuring’.

De training EventCanvas speelt hier op in. In deze column meer over deze strategische template om nieuwe event concepten te ontwikkelen. Of ga naar de vlog van Lars Sørensen.

Design Thinking is de basis
Het canvas is gebaseerd op Design Thinking, legt trainer Roel Frissen uit. Deze manier van denken omvat 4 fasen om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen:
1 research
2 verschillende opties uitdenken
3 deze toetsen bij de doelgroep
4 uitwerken tot een definitief design

Het is een proces van uitproberen, schaven, bijstellen om uiteindelijk tot een passend design te komen. Tijdens het hele traject staat de gebruiker / deelnemer centraal.

Wat voegen events toe
Het resultaat van het werken met het canvas is dat je samen met je team op een meer strategische manier naar events kunt kijken. Wat voegen ze toe aan de doelen van je organisatie, ook op lange termijn?

Kruip in de huid van je deelnemer
Na de uitleg van Roel, worden de ‘mouwen opgestroopt’. De groep gaat aan de slag met een praktijkcase van biermerk Sol. Na een stakeholders analyse, worden 2 doelgroepen uitgewerkt. Met het invullen van de Emphaty map, kruipen de deelnemers echt in de huid van de doelgroep. Hiermee is de start gemaakt van het invullen van het canvas.

Het canvas bevat drie lagen:
Change: wat is voor en na het event de houding van de deelnemer en wat is er veranderd?
Frame: wat zijn de randvoorwaarden waar rekening mee gehouden moet worden bij het ontwikkelen van een concept
Design: wat moeten de deelnemers beleven en leren om te zorgen dat de verandering gaat plaatsvinden?

Na flink doorwerken, zijn er twee concepten uitgewerkt. De volgende stap zou zijn om dit voor te leggen aan de opdrachtgever. Om daarna het gekozen concept met je team uit te werken.

Deelnemer Lars Sørensen geeft in deze vlog een inkijkje én Post-It tip……….

Klanten, vragen, budget, planning, programma, meeting design

Dit willen onze klanten altijd als eerste weten, dec 2017

Regelmatig voeren we mooie kennismakingsgesprekken. De meest gestelde vragen die wij horen zijn:

Ben ik nog op tijd, kan ik mijn congres nog voor de zomer organiseren?
Hoe stel ik een programma op dat mijn deelnemers echt waardevol vinden?
Waar moet ik aan denken, wat kost dat nou een congres?

1 Ben ik nog op tijd om te beginnen?

Hoeveel tijd is er nodig voor een goede voorbereiding van een congres? Dat hangt van veel af, o.a.:

internationaal of nationaal => hoe meer reistijd, hoe groter de beslissing voor deelnemers,hoe verder tevoren bekendmaken
gratis of betaald => soms is er tijd nodig om budget toestemming te krijgen, is de beslissing ‘groter’

Tijdspad

Klik hierboven op ´tijdspad´. Dit is een voorbeeld van een betaald, eendaags, nationaal congres. Wilt u sparren over de vraag wanneer het uw beste moment is om te beginnen, neem gerust contact op info@commgres.com .

2 Hoe stel ik een waardevol programma op?

Train jezelf in het gebruiken van de EventCanvas

meeting design, pinterest, meetingdesign, eventcanvas

Op ons Pinterest bord staan >100 programma ontwerp tips.

3 Wat kost een congres?

De kosten van een congres zijn op te delen in:
1 Projectmanagement / financieel beheer
2 Sprekers/programma
3 Logistiek / inkoop
4 Werving van deelnemers / communicatie
5 Deelnemersregistratie

Lees hier meer.

Interactie op jouw congres, nov 2017

Meer interactie…. Wie wil dat nou niet op zijn of haar congres? De mannen van Dagvoorzitter.nl zijn hier dagelijks mee bezig. Dé trainers om een workshop hierover te geven, had ik me bedacht. Want wij zijn dagelijks bezig met event design en leren graag ‘door’.

Workshop Interaction Design
De deelnemers waren moderatoren, dagvoorzitters, bureau eigenaren. Een behoorlijk ervaren groep in de event wereld dus. Bij iedereen was het centrale dilemma: ‘Hoe krijg ik mijn opdrachtgever zover om het concept te veranderen met mijn ideeën’.

Het doel van de workshop was om binnen de kaders die de opdrachtgever aangeeft, toch te starten met veranderen. Waardoor meer interactie ontstaat. En het concept in een paar stappen, dynamischer wordt. Liever een paar kleine stappen dan helemaal geen beweging, is de gedachte.

De hele dag werd veel waardevolle kennis gedeeld, zeker ook door de deelnemers. Alle onderwerpen die beloofd waren, zijn behandeld.

Top tips die ik heb meegenomen:

Zorg vanaf het begin, zelfs voordat het programma begint, dat je deelnemers in gesprek met elkaar gaan. Wij moesten elkaar interviewen en de bijnaam van de ander op de badge noteren bijvoorbeeld. Ook kun je een andere opdracht meegeven en met koffiebuffetten achterin de plenaire zaal, de deelnemers al in de grote zaal, aan ‘het werk’ zetten. Hiermee is dan direct de sfeer gezet: we gaan het vandaag met elkaar doen.
Zoek naar andere manieren van informatie overdracht; haal vragen op in de zaal, noteer die op het grote scherm en laat een deskundige (die je anders ‘spreker’ zou noemen) deze beantwoorden
Een panel is vaak het ‘vangnet’ van sprekers die je nog in het programma wil opnemen. Daarmee is het vaak ‘minder sprankelend’. Toch kan het dat wel zijn:

1 bepaal het doel van je panel

2 zoek de geschikte panelleden erbij (3 of maximaal 4)

3 maak duidelijk dat de moderator geen mening heeft maar degene is die de centrale vraag onderzoekt, deel het doel van het panel met de zaal

4 de panelleden moeten vanuit diverse invalshoeken, elkaar aanvullen, op elkaar reageren

5 als panelleden elkaar gevonden hebben, kun je de zaal erbij betrekken

Aanrader voor ervaren event professionals
Kortom: Jan-Jaap en Hans hebben mijn verwachting waargemaakt. Als je een workshop zoekt die dieper gaat, waar je over interactie uitdenken veel tips en praktische aanvullingen op je kennis krijgt, én je zelf gaat ervaren, dan is dit een aanrader! En wat een mooie locatie: Landgoed Kraaybeekerhof.

Meeting design: 3 voordelen van de 1% regel

Doorloop het Event Canvas met je project team en kom tot een gedegen event concept.

Geregeld spreken wij onze opdrachtgevers die graag hun event concept aanscherpen. Echter blijkt het lastig te zijn, om intern een sessie met een team van 4-5 collega’s hier aan te besteden. Hieronder drie invalshoeken waarmee je je collega’s overtuigt om dit juist wél te doen.

1. Geen tijd
Stel je hebt een congres voor 200 deelnemers, dat 8 uur duurt, met reistijd komt dit neer op 10 uur per deelnemer. De totale tijdsinvestering van je deelnemers is daarmee 10 x 200 = 2.000 uur. Zou het dan fair zijn, als je 1% van die tijd investeert in het ontwikkelen van een concept, dat aansluit bij de behoeften van je deelnemers? Dat is dan 20 uur. Verdeeld over 5 collega, zou een dagdeel besteden aan meeting design, bijvoorbeeld met de #EventCanvas methode, zeker resultaat moeten geven.

2. Intern draagvlak
Doordat je de tijd krijgt om met meerdere collega’s aan het concept te werken, ontstaat er draagvlak bij dat hele team. Zij hebben namelijk allemaal meegedacht! Hierdoor staat het concept steviger; je kunt het onderbouwen, er wordt niet ‘halverwege’ nog aan gesleuteld. Een helder concept waar duidelijke keuzes zijn gemaakt, blijkt steeds weer, het meest succesvol. Dit in tegenstelling tot vele concepten waar compromissen de boventoon voeren.

3. Een grondige analyse van de stakeholders van je event, zorgt dat het concept aansluit bij de doelen van je organisatie en dat het niet een ‘losse flodder’ is.

Meer leren over de #EventCanvas methode die handvatten biedt?
Kom 19 februari 2018 naar de EventCanvas Training in het Spant in Bussum.

Budget vriendelijke locatie in Amsterdam

Event budget tips van Topvrouw van het jaar

Op 28 september 2017 hebben wij de verkiezing Topvrouw van het jaar 2017 georganiseerd, in de Hallen Studio’s, Amsterdam. Een stijlvol, feestelijk event met beperkt budget. Tijdens deze avond werden de 3 finalisten in het zonnetje gezet en werd de grote winnaar Ingrid de Graaf verkozen tot Topvrouw van het jaar. Wij waren trots om hiervoor de 5e keer aan bij te mogen dragen. Hieronder tips die wij graag delen:

Fractieleider GroenLinks, Jesse Klaver, keynote spreker op de foto met de 21 Young Talent kandidaten.

Tip 1. Hoge ruimtes, creatieve decoratie
Als tijdens je event een hoge, industriële locatie gebruikt, dan vraagt dit om extra aandacht voor de aankleding. Tijdens het Topvrouw event gebruikte we helium bal lonnen voor de tafelnummering en belichting in de huisstijl (zie afbeelding). Deze aanpak is budgetvriendelijk en gaf de feestelijke en warme sfeer die gevraagd werd.

Tip 2. Bundel content in een video
Heb je een kort programma, maar wel veel te vertellen? Een oplossing is om tevoren een korte film (op 1:00 minuut) te maken en dit tijdens het event te tonen. Zo komen alle belangrijke spelers aan ‘het woord’ op een zorgvuldige wijze. En is er geen risico op uitloop..

Ingrid de Graaf, Directievoorzitter particulier/ Lid Directie Aegon Nederland, benoemd tot Topvrouw van het jaar 2017 (links met beeld) en Disa Jironet Loewe, Officier van Justitie in opleiding bij het Openbaar Ministerie, winnaar Young Talent Award (rechts met beeld)

Tip 3. Creatieve persoonlijke aandacht
Om de finalisten goed in het zonnetje te zetten, kozen we voor cabaretière Sophie van Hoytema. Zij heeft een lied geschreven en alle 3 de topvrouw finalisten toe gezongen. Deze creatieve aandacht voor alle 3 de finalisten zorgt voor een verhoging van de waarde van finalist zijn. Niet alleen de winnaar krijgt aandacht.

Tenslotte heeft de Topvrouw van het jaar 2017 het NOS journaal gehaald. Klik hier.(vanaf 03:48 minuut). Dit heeft een ongekende media waarde. Hier waren wij erg blij mee, omdat deze free publicity geen claim legde op ons budget.

Meeting Design Goodiebag, vraag het nu gratis aan, aug 2017

Meeting Design: wat is dat nou?

Lees en leer wat Meeting Design voor u kan betekenen.
Vraag de goodiebag hier aan.

U ontvangt deze 5 content items:
• Video’s van experts
• 30 minuten gratis meeting design telecoaching
• Uitleg over #EventCanvas een strategisch management template
• Links naar waardevolle (internationale) websites
• Samenvatting van twee toonaangevende boeken: Into the Heart of Meetings en Event Design handbook

Deelnemerswerving: kies, en ze kiezen jou.

Doel: hulp bieden bij het keren van dalende deelnemersaantallen en succesvolle deelnemerswerving opzetten.

Regelmatig bijten wij onze tanden in het aanscherpen van het congres concept. In dit geval ging het om een internationale conferentie die tweemaal eerder plaatsvond. Het probleem waren de dalende deelnemersaantallen. Samen met de projectgroep, hebben we een grondige analyse gemaakt om de deelnemerswerving aan te scherpen. Dat leverde waardevolle verbetertips op met concrete actiepunten.

Te brede doelgroep
De grootste eye-opener was in dit geval de te brede doelgroep. Door in te zoomen op de twee belangrijkste doelgroepen ontstond focus. Met behulp van een empathy map werden de profielen van beiden heel secuur opgebouwd. Deze focus leidt tot:
– gerichte deelnemerswerving
– uitbouw van de adressen database
– en het binden van (marketing) partners aan het congres.

Analyse en meeting design
Mede door de hoge betrokkenheid van het congresteam vanuit de klant, lukte het ons om een waardevolle analyse te maken. Hiermee kon onze opdrachtgever het congres weer uitbouwen. Deze investering van een dag in meeting design, heeft de opdrachtgever nu al rendement opgeleverd in de vorm van meer internationale deelnemers.

Meer lezen
Klik hier of vraag onze checklist hier aan.

Eventdesign Agrofood: de tijd vooruit

Doel: ontwikkel voor de Agrofood sector een interactief event, een eventdesign, dat past als opening van de Agrofood Week.

De vele partners van de provincie Noord-Brabant hebben wij met het ontwikkelde concept benaderd. Zij zorgden voor de inhoudelijke invulling, wij samen met onze leveranciers voor een open centraal plein in de foyer van het provinciehuis. Hier vonden sessies plaats, waren innovaties te zien.

‘Into the heart of Meetings’ samengevat, augustus 2015

Eric de Groot en Mike van der Vijver hebben dé ‘bijbel’ over Meeting Design geschreven, die iedere ambitieuze congres vakvrouw/man gelezen moet hebben, volgens ons! Hier alvast de samenvatting van het 319 pagina’s dikke boek, om te ervaren wat het inhoudt. Met dank aan Jan Jacob s Tekstbureau.

Klik hier voor de samenvatting.

Tag Archief van: meeting design