Steeds weer hoort Marga Groot Zwaaftink van Commgres congresorganisatie dat netwerken in de top 3 staat van redenen om naar bijeenkomsten en events te gaan. Toch ziet ze maar weinig locaties die hier proactief mee omgaan. “Wat zou het mooi zijn als jouw locatie bekend staat als dé plek waar waardevolle ontmoetingen plaatsvinden. Congresdeelnemers zullen met een warm gevoel terugdenken aan de plek waar zij die bijzondere klant, medewerker, of businesspartner voor het eerst zagen. Een beetje als je eerste date: die vergeet je niet.”
Het stimuleren van netwerken wordt vooral aan de organisator over gelaten en het toeval. Volgens mij liggen er zeker kansen om ‘kampioen waardevolle ontmoetingen’ te worden! En op die manier de ‘buzz’ op gang te krijgen door tevreden deelnemers en boekers. Als boeker heb ik een beperkte blik op de mogelijkheden van locaties, maar hier alvast een aanzet!
Carpoolen
Stimuleer het carpoolen, hier een voorbeeld. Neem een carpool app op in je routebeschrijving.
Taxi delen
Uber is hier al op in gesprongen, een vermelding bij de routebeschrijving kan deelnemers helpen. En zo zijn er vast nog meer manieren om een taxi te delen op weg naar jouw locatie en zo alvast kennis te maken.
Inrichting
Hoe fijn is het om even rustig met een vakgenoot te kunnen praten, ondanks dat er 400 andere congresdeelnemers pauze hebben? En wat zou het effect zijn als we geen saaie zitjes hebben tijdens de lunch maar ‘aanschuiven in stijl’ zoals hierbijvoorbeeld?
Meeting rooms
Een speelse inrichting maakt deelnemers gelijk losser, meer open voor nieuwe ontmoetingen.
Food sharing
Geregeld komt het voor dat deelnemers een avond tevoren inchecken bij het congreshotel. Attendeer hen op de mogelijkheid om met andere congresdeelnemers samen te eten aan de speciaal gereserveerde tafel. Alleen voor wie dat wil, vrijheid blijheid, voor wie niet alleen wil eten en vakgenoten wil ontmoeten in een informele sfeer. Een variant hierop is een tafel in de hotelbar voor drankjes samen.
Meeting points
van tevoren afspreken is soms lastig omdat je de locatie niet goed kent. Waar is dan een handige plek voor proactieve congresdeelnemers om af te spreken? Laat het ze weten op je website. En waarom niet meteen een bord bij het meeting point waarop gasten hun vragen, verzoekjes aan andere deelnemers kwijt kunnen?
Marriott Hotels app Six Degrees
Deze app geeft gasten de gelegenheid om andere gasten met dezelfde interesses op dat moment in het hotel, te ontmoeten. Mooi voorbeeld van proactief denken door deze hotelketen.
Eigen netwerkbijeenkomst
Organiseer maandelijks een netwerkbijeenkomst voor de doelgroep die interessant is: vaak zijn dat ondernemers, bestuurders. Geef hen het gevoel dat het een ‘tweede thuis’ wordt!
Kortom: volgens mij liggen er volop kansen voor locaties om zelf, op eigen initiatief, netwerken succesvoller te maken. Als de organisator dit enthousiasme ontdekt, gaan er nog meer mooie netwerkkansen, samen ontwikkeld worden. Met als resultaat: vele deelnemers die jouw locatie herinneren als hun eerste date!
Gepubliceerd door Greater Venues
