High Profile New Media Congres, mei 2007

Het was een hele klus: de primeur van het High Profile New Media Congres. Een heel leerzame ook: doordat we flink met de inhoud hebben meegedacht, heb ik van veel sprekers tevoren al hun verhaal gehoord. Het was daarom dubbel: zelf een congres organiseren en tegelijk ook de doelgroep van het congres.

Daarom lopen mijn ervaringen door elkaar; als congres organisatie en deels als toehoorder.

WAT MIJ IS OPGEVALLEN

Het programma is een duidelijk voorbeeld van ‘project in ontwikkeling’ geweest. Doordat we met Even Assist werkte, was het opvallend makkelijk om dingen aan te passe. Hierdoor konden we tot het laatst sprekers toevoegen. En dus was er steeds ‘actie’ op de website. Dat is vaak anders, geboren uit kostenoverweging; een aanpassing kost meteen weer uren van een web bureau en dat zit niet in de begroting. De congres website is vaak vrij statisch. Niet meer nodig dus.
Daarnaast hadden wij de discussie: wel of niet live uitzenden van (een deel van) het congres op de website? De bekende argumenten vlogen over tafel:

VOOR:

Dit is de toekomst, als wij met dit congres thema dit niet doen, dat kan haast niet. Het is een enorme motivator om mensen die niet kunnen komen te informeren en daardoor de groep die je bereikt enorm te vergroten.

TEGEN:

Er zit toch een risico in dat we hierdoor deelnemers mislopen en dit is de eerste editie dus het is toch al spannend hoeveel deelnemers we gaan trekken.

BESLISSING:

Laten we de keynote spreker via Operator 11 uitzenden: Vincent Everts. Uiteindelijk is dat niet gelukt: het internet bereik is zeer matig bij Taets Art Gallery dus we liepen een groot risico dat het technisch niet ging lukken. Dat wilden we niet, dus afgeblazen. Van Henk-Jan wel geleerd hoe Operator11 werkt: gewoon met je laptop en een webcam gaan zitten en opnemen maar!

Verder het Mobiel Marketing: we hebben tevoren de deelnemer sms-jes gestuurd. Best aardig maar ik denk dat dit de kracht verliest zodra meerdere events dit gaan doen. De truc is natuurlijk om het heel gericht te doen: bijvoorbeeld te melden dat het een verschrikkelijke ochtendspits is: 400 km! En dat het programma daarom iets later begint.

Daarnaast kregen we dus via LOG ON een link. Door erop te klikken, kreeg je toegang tot een speciale site op je mobiel, waar je je persoonlijke programma kon vinden, de andere deelnemers kon sms-en, meer informatie over de standhouders. Het werkte, zag er goed uit, maar toen Johan Bax vroeg hoeveel mensen dit hadden aangeklikt, gingen er echt maar 4 à 5 handen omhoog! Tsja, dat is wel erg weinig. Waar ligt dat nu aan? Ik weet het niet. Wel denk ik dat ik deze techniek niet zo snel op congressen van 100 – 300 deelnemers zal inzetten, er zijn nog te weinig mensen die het gebruiken. Ik kan me wel voorstellen dat het goed werkt op grote internationale beurzen in combinatie met congressen. Dan is de behoefte aan dit soort informatie nog groter.

Als techniek leverancier hadden we echt een topper: Bazelmans AVR (als Brabander doet me dat goed natuurlijk!). Zij wilden laten zien dat ze een totaal leverancier zijn. Daarvan ben ik echt overtuigd: van de schermen in de walkway, stopcontacten voor standhouders tot perfecte audio, licht en presentatie in plenaire zaal. En flexibel: meneer Bazelmans himself kwam maandag nog even de twee ontbrekende beamers brengen. Daarnaast de vakkennis en creativiteit van C-Two.nl . Zij kregen het samen met Bazelmans voor elkaar om de sprekers die nog ‘even de laatste versie’ van hun presentatie kwamen brengen, rustig te helpen, en te testen. Onze ambitie voor Masterclass 1 was natuurlijk behoorlijk hoog:

• Negen sprekers
• Ieder maar 3 minuten (een soort Elevator Pitch)
• Vertellen over techniek; dus iedereen wilde wat laten zien

Met 1 ‘generale repetitie’ in de koffiepauze, lukte het hun om binnen het uur te blijven. Hoewel er een paar sprekers toch wel moeite hadden om tijdig af te ronden: na 3 minuten begon een muziekje en zakte hun eigen audio weg maar gewoon stug doorpraten….

Het start filmpje van het congres met een swingende ‘beat’ maakte echt sfeer. Het pastte echt bij dit congres; strak, flitsend, energiek. Geeft de sprekers ook een goede intro, het zet ze echt neer. Niet voor elk congresbudget haalbaar denk ik. Maar vooral bij events die bedoeld zijn om een merk te bouwen (klant events bijvoorbeeld) erg zinvol.

Vincent Everts kwam met de verwachte stortvloed aan zinvolle tips, trends en websites. Ik heb Meetup genoteerd en mezelf ervoor aangemeld. Heel handig om meer te weten te komen over het vak met een groepje mensen die daar ook meer bezig is. Maar ook om je eigen event op aan te kondigen! Daarnaast riep Pepijn Breijder van Yahoo! Nederland:

• Eventpage bookmarken — del.ici.ous
• Foto’s laten uploaden & taggen – Flickr
• Video’s uploaden – Youtube
• Onbeantwoorde vragen beantwoorden-

Yahoo! Answers => erg handig voor research voor een congres onderwerp!

• Battle organiseren – Bix => je kunt natuurlijk allerlei battles bedenken die voorafgaand aan het event plaats kunnen vinden: de winnaar komt natuurlijk op het event op het podium! Idee voor HPNMC ’08!

Omdat ik Masterclass 1 zelf begeleidde, heb ik van de andere helaas niet veel meegekregen. De slotsprekers Krijn Schuurman van InterimIC en Boris Veldhuijzen van Zanten gaven veel voorbeelden uit PICNIC en TheNextWeb.org. Boris maakte een heel interessante opmerking: congressen gaan zeker blijven bestaan maar het verschuift van informatie ophalen (dat kan overal) naar gericht netwerken. Het succes voor een deelnemer hangt af van de mensen die hij ontmoet. Dus de congres organisator moet die rol naar zich toe trekken: stel de juiste mensen aan elkaar voor! Dat klopt, daar ga ik mee aan de slag!

Tenslotte: masterclass 7 kwam uit mijn koker. Het team van High Profile heeft me meerdere malen glazig aangekeken en tenslotte gaven ze mij het totale vertrouwen wat het nu precies ging worden. Het is deels gelukt wat ik voor ogen had: gesprekken die tevoren waren geregeld zodat je gericht met elkaar aan de slag kon. Tussen een vakexpert en een deelnemer die op ‘neutraal’ terrein, in een ‘menselijk’ gesprek zijn vragen kon stellen. Helaas was er door de grote belangstelling vaak sprake van 2 deelnemers. Dat is lastig als die sterk verschillen van achtergrond. Maar het idee werd wel goed ontvangen en is zeker bij andere congressen toe te passen. Leuk zo’n pilot!
Tenslotte: dagvoorzitter Ronnie Overgoor was top in dit onderwerp. Hij kan nog meer: ieder woensdag om 19.00 heeft hij zijn programma op Het Gesprek: Pitchtalk !

Ik vond het geweldig leerzaam en ga ermee aan de slag en hoop natuurlijk dat we dit in 2008 kunnen uitbouwen!