Event apps: noodzakelijk (kwaad)?! mei 2013

Ik was deelnemer aan ‘Event Tech Circus’ omdat ik nu eens wilde weten welke zaken er spelen als het gaat om apps die je kunt inzetten bij events en congressen. Ik vroeg me af: als er zoveel apps zijn, hoe kun je door de bomen het bos zien? Het antwoord aan het eind van de dag was: lastig!

Optimaliseren rendement
De dag begon met de oprichter van Meetology een Engels bedrijf dat zich richt op het verbeteren van het effect van bijeenkomsten en meetings. Daarbij gebruiken ze allerlei inzichten vanuit andere vakgebieden. De tips mij het meeste bijblijven waren:
– Meeting space: ga naar buiten, zorg dat deelnemers daglicht zien, hou ‘walk talks’
– Marketing: net als de ‘witte jas’ aan het eind van menig TellSell reclame, zorg ervoor dat een autoriteit op je congres website vertelt dat het echt goed gaat worden.
– Mental: zorg ook voor ontspanning, waarom geen flipperkasten in de pauze ruimte voor deelnemers

Eindelijk ROI voor de manager en deelnemer
De app die zij presenteerden was: Meetings mindset. “it offers a portfolio of face to face, online and onsite solutions that help improve the effectiveness of meetings, conferences by transforming the performance of the attendee.”

De kracht is dat het uitgaat van de deelnemer, die tevoren doelen stelt, hulp en tips krijgt bij het behalen van deze doelen door een goede voorbereiding en op het congres zelf. Na afloop ontvangt de deelnemer een rapport over de behaalde doelen.
De kans die dit biedt is niet alleen een veel groter resultaat voor de deelnemer. Maar het geeft een medewerker een ijzersterke tool in handen om zijn manager te overtuigen van het nut! Er volgt immers na afloop een rapport met daarin de behaalde resultaten. Zeker een win-win: de deelnemer haalt alles uit de kast om optimaal te scoren, de organisatie verdient de investering in deelname dus dubbel en dwars terug!

Welke apps en tools
Hierna volgde de congres manager van WYST Conference dat jaarlijks 800 internationale deelnemers trekt. Zij werkt met 2 vaste medewerkers en heeft een weg gevonden om met de verschillende tools, hun tijd en organisatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en daarnaast het maximale uit de wervingskracht te halen. Heel eerlijk gaf zij ook aan dat ze dagelijks stoeien met nieuwe apps en tools die verschijnen. Afwegen of ze er iets mee moeten, of het past bij het congres.

Apps en tools indelen in 2 categorieën :
1. die het leven van de organisator makkelijker maken. Hierdoor kun je met een kleiner team toch grote events en congressen aan. Daarnaast zorgt het feit dat vele zaken geautomatiseerd gaan, dat je tijd hebt om je te concentreren op de creatieve kant van het vak: de beleving van je congres of event voor de deelnemer!
2. die de beleving van de deelnemers voor, tijdens en/of na het congres verbeteren. Hierdoor wordt het voor de deelnemer inspirerender, levert het meer contacten op, kan hij of zij meer opnemen. En zal dit dus ook doorvertellen waardoor je naam en faam van je congres of event groeit!

Conclusie
Deze dag heeft mij doen beseffen dat apps en tools zeker toegevoegde waarde opleveren. Een zorgvuldige selectie welke tool voor welk congres of event het meest geschikt is, maakt of breekt het succes ervan!

Verder lezen:
1.Het verslag van de dag met 10 tips en interview met de organisator: http://www.eventbranche.nl/nieuws/event-tech-circus-10-tips-voor-het-inzetten-van-nieuwe-technologie-8098.html

2.Youtube verslag van de pitches van de start ups: mijn favoriet op 4.46 minuut

3.Case-study hoe de 6 start ups in het event Event Tech Circus werden gebruikt: http://www.slideshare.net/Conferize/etc-tech-case-study-william-thomson

4.Overzicht van de start ups en uitleg wat ze doen: http://eventtechcircus.com/start-ups/

5. De blog van Event Tech Circus met veel waardevolle inzichten in het toepassen van apps en tools bij congressen en events: http://eventtechcircus.com/blog/

6. Julius Solaris, blogger van Eventmanagersblog, heeft de gratis te downloaden Event app Bible samengesteld: http://www.eventmanagerblog.com/event-app-bible-free-ebook

7. #eventtechcircus tweets: https://twitter.com/search?q=%23eventtechcircus&src=hash