5 argumenten waarom u een congresbureau moet bellen, april 2010
‘Het is crisis en daarom gaan we alles weer gewoon zelf doen, niks uitbesteden, schouders eronder, dan kunnen we dat congres best zelf tot een goed einde brengen’. Herkent u dit? Hier 5 argumenten om te onderbouwen dat voor een succesvol, inspirerend congres waar uw relaties over napraten, een expert nodig is:
- Uitbesteden is geen kwestie van ‘uit handen geven’ maar ‘het beste team’ voor de beste resultaten samenstellen. Schakel de specialist in waar nodig en samen bereikt u meer!
- Een congresbureau is een renderende investering, geen kostenpost. U als event organisator moet een strategisch plan ontwikkelen: wat zijn de doelen van het event, het thema van het programma, welke sprekers, welke deelnemers. Om dit allemaal te kunnen realiseren en toch de grote lijn in de gaten te kunnen houden, heeft u een professioneel project team nodig.
- Budgetbewaking: vele events zijn gebaseerd op een inkomsten stroom van deelnemers en sponsoren, die de uitgaven kant moeten dekken. Typische congres kosten zijn: locatie, catering, techniek, sprekerskosten, marketing. On-site management en deelnemersregistratie.
Hier komt de kennis en kunde van een professioneel congresbureau naar boven: door een gefundeerd plan van aanpak rondom deelnemers werving en sponsor werving. En door een gerichte scherpe en vakkundige inkoop bij leveranciers. Deze inzet voorkomt vele (kostbare) valkuilen. - In het proces van het samenstellen van de inhoud en werven van sponsoren, wordt vaak een beroep gedaan op uw relaties. Om de band hiermee zuiver en goed te houden is het erg professioneel als de onderhandelingen over de sprekersvergoeding of het sponsorbedrag, over gelaten wordt aan het externe congresbureau.
- Als het allemaal volgens plan verloopt, zullen uw relaties op de dag zelf enthousiast reageren. Dit is dé kans om te ‘oogsten’. Namelijk de band met uw relaties aan te halen, hun enthousiasme te delen. Hier heeft u het immers allemaal voor gedaan. Uw congresbureau zorgt dat u tijd hiervoor heeft, dat alle logistiek soepel loopt, dat is onze uitdaging en professie!
