Wat zegt een locatie tegen jou? juni 2014

Binnen Meeting Design is de “Venue Message” een belangrijk onderdeel. Wat zegt een locatie en klopt dit bij het doel van de bijeenkomst? Deelnemers reageren immers vanaf de eerste seconde op hun omgeving.

De ‘stem’ van een gebouw
Bijvoorbeeld als je een kerk binnengaat. Bijna iedereen reageert hetzelfde: stiller worden, rustig bewegen, klein voelen; dit klopt bij de functie van het gebouw om je geloof te belijden. Maar bij grote congrescentra voelt het soms ook zo. Een te grote ruimte die dan op je inwerkt en intimideert, want de menselijke maat is weg. Kortom: de ‘stem’ van een gebouw bepaalt hoe de deelnemers zich daarbinnen gedragen. En is dus een belangrijke factor bij een succesvolle bijeenkomst! Zo leent NEMO Amsterdam zich perfect voor een bijeenkomst waar deelnemers zich kunnen uitleven, spelen.

Uitdaging
Daar ligt dan de uitdaging van de meeting designer; welke aanpassingen maken de aansluiting zo goed mogelijk? Als netwerken belangrijk is; zorg dan voor één centraal cateringplein, niet te groot want dan komt iedereen elkaar wel een keer tegen. Als er meerdere pleinen zijn, is dat lastig. Of een te groot plein met  een enorm hoog plafond. Intiemer maken is dan de opdracht.
Of als “motivatie” het doel is: werk dan het liefste met een ronde zaal, geen rechthoekige want achterin zijn deelnemers minder betrokken. Zo kan men elkaar  aankijken, emoties delen en enthousiasme! Losse stoelen kunnen ook een ronde opstelling in een rechthoekige zaal maken.

Meeting design
Het meedenken vanuit deze gedachten door locaties met opdrachtgevers, kan veel waarde toevoegen en biedt kansen! Meer over meeting design is te vinden in het boek Into the heart of Meetings van Eric de Groot en Mike van der Vijver of lees hoe Adrian Segar, de schrijver van het boek ‘Conference that works’ hier tegen aan kijkt.